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基建工程档案管理办法  

作者:   发布日期:2007-08-18 浏览次数:

 

西北农林科技大学基建处   基建工程档案管理办法    

  为加强基建档案的管理、充分发挥它在工程建设、使用管理、维护、改造中的作用,根据国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,结合我校实际情况,制订本办法。
    第一条  基建档案是指在学校范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片及决算等各种载体的文件材料,是学校基本建设工作的重要依据。
  第二条  基建工程档案归档范围
  1、基建项目的申请与批复、计划任务书、可行性研究报告等立项依据文件;
  2、选址、征地申请,征地报告、协议书及批复文件,拆迁方案、许可证及地界划分、土地借用,互换割让等文件材料;
  3、勘探、测试中形成的文件材料;
  4、设计委托书及设计要求;
  5、初步设计、施工图、设计计算及审批文件;
  6、开工报告及审批表、建筑许可证,招标、投标文件、工程施工合同或承包合同及工程概算;
  7、完整的施工文件、竣工文件。
    第三条  归档要求
    1、基建部门要由一名主管领导分管基建档案工作,并配备一名兼职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。
    2、归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料,特别是竣工图在内的全套图纸。
  3、凡归档的文件材料均应是原件,做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚,图面清晰、整洁,不得用易褪色的书写材料书写。
  4、具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须齐全,请示与批复要同时归档,缺一不可。如果报告、请示后无批复,经办人应注明办理情况,以备日后考查。
  5、归档份数:竣工图一式二份(一份交城建档案馆,一份学校档案馆保存),文字材料、底图、底片和声像材料各归档壹套。
  6、归档时间:凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档;竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档;
  第四条 基建文件材料的归档程序
  1、有关部门兼职(或专职)档案员和工程项目负责人应按照归档范围,分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。
  2、综合性管理文件材料由兼职(或专职)档案员负责立卷归档。工程项目基建文件材料分别由基建部门负责人主持立卷归档的制度,即在工程项目竣工时,由项目负责人按归档范围要求,将该项目文件材料收集齐全完整,并系统组卷,等项目验收后,交兼职档案员和部门负责人检查验收签字后,向档案馆移交,并办理好移交手续。
  第五条  基建档案的管理、利用和借阅
  1、基建档案由校档案馆统一管理,进行分类编号、编目、排架、妥善保管。
  2、属于学校基建项目的基建档案一般都属于永久保存。基建处和档案馆应定期对基建档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限,调整密级以及销毁等事项。
  3、为保证竣工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中,工程发生变更时,必须填写更改通知单,经主管部门批准后方可变动。
  4、基建档案主要供本校利用,如外校需查阅,须经档案馆和分管基建的负责人批准方可查阅。
  5、建立多种检索工具和参考资料,编制并公布基建档案目录,积极开发基建档案信息资料,积极为基建工作服务,为保护我校产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。
  6、基建档案原件只有一套者,一般不借出,如确需借出,必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者,除通报全校外,将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。
  7、借阅的基建档案、资料需摘抄、拍照、复制时,须经管理人员允许;底图档案只供复制,不能借出。借阅人员要爱护档案、资料,不得毁坏,描画,保护档案原存排列次序。
  8、对超过保管期限的基建项目档案定期进行鉴定,对已失去保存价值的档案经过有关领导审批,登记造册后进行销毁。

 


  

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