您现在的位置: 首页» 政策法规» 管理办法

基建处材料设备管理细则  

作者:   发布日期:2007-08-18 浏览次数:

 

西北农林科技大学   基建处材料设备管理细则    

  材料设备管理直接关系到学校基本建设项目的工程质量、进度与投资成本,为了确保工程质量,降低工程造价和加快工程建设进度,根据国家教育部及省教委的有关规定,以及《西北农林科技大学基本建设工程管理暂行办法》,特制定本管理细则。

管理机构与任务

?
  第一条 学校基建、修缮项目领导小组负责学校工程材料设备的市场调研、采购招标,确定采购材料设备的质量标准及价格。
  第二条 学校基建、修缮项目领导小组下设基建物资采购工作小组,负责甲供材料设备采购和乙供材料认质认价具体工作。
  第三条 材料科负责签订基建材料设备采购合同,组织提货,运输、验收、入库、供应、结算、统计报表等工作。

 

管理程序和内容

 

  第四条 基建物资采购工作小组根据工程材料料计划,按《西北农林科技大学基本建设工程管理暂行办法》,核定各批次采购的材料、设备总价。总价 10万元以上的材料、设备采购,按招标程序进行;10万元以下的材料、设备采购,经基建物资采购工作小组会议研究,提出建议,报请主管校长批准后实施,并向学校基建、修缮项目领导小组不定期通报。
  第五条 基建物资采购工作小组工作内容
  协助学校基建、修缮项目领导小组完成材料、设备采购招标组织工作和日常管理工作,包括:
  1、来访企业接待、登记。热情接待来访厂商、耐心解答来访厂商的资询,请来访企业详细登记《来访企业登记簿》,并建立供货企业数据库。
  2、审核、签收施工企业送达的材料计划,认质认价工作联系单。
  3、根据工程材料计划和工程进度,向学校基建、修缮项目领导小组提出《材料、设备采购申请报告》(附《招标邀请函》)。《材料、设备采购申请报告》中应说明材料、设备用途、名称、规格、型号、数量、质量等级、技术参数、预计总价;说明推荐、初选入围厂商情况介绍,;《招标邀请函》中说明招标要求、招标说明,招标说明中要说清标的用途、材质、分几个标段、供应方式(甲供或乙供)、供货期限及付款方式、单价招标或清单总价招标、规定统一格式报价表,标书一式几份等要统一口径的事项。供学校基建、修缮项目领导小组调研市场,筛选、增补入围厂商,确定标段划分及供应方式。《材料、设备采购申请报告》应按照“材采申字200 ***号”的格式,按年统一编号存档。
  4、根据《材料、设备采购申请报告》的批示,发邀请函、图纸等资料通知入围厂商作投标标书届时参与招投标工作。
  5、负责作好招标接待、签到、抽签等会议准备工作,作好会议记录,会后及时整理成《材料设备招标会议纪要》,《材料设备招标会议纪要》要按照“材招会字200 ***号”的格式,按年统一编号存档,并请主要领导签字。
  6、根据《材料设备招标会议纪要》确定的供应方式,分别填制《甲供材料认价单》和《乙供材料认质认价单》。填写注意事项如下:
  (1)填制依据:一是《材料设备招标会议纪要》,二是以前签发《甲供材料认价单》和《乙供材料认质认价单》,三是基建物资采购工作小组市场调研询价、电话询价、货比三家的结果。报价要有文字依据,谈价要有文字记录。
  (2)填制内容:逐栏逐项填写工程名称,施工企业名称,生产厂商、品牌、材料设备名称、规格、型号、质量等级、数量、计量单位、单价,注明单价是否含装费、运费、卸费,表明基建物资采购工作小组意见。
  (3)汇报签字。自下而上逐级依次汇报同意后签字,加盖基建处公章。
  (4)《甲供材料认价单》和《乙供材料认质认价单》一式三份,分别通知采购员和工程项目负责人登记签收两份,基建物资采购工作小组存档一份。
  (5)《甲供材料认价单》和《乙供材料认质认价单》要分别按照“甲认字2004***号” “乙认字2004***号”的格式,按年统一编号存档。
  (6)技术合同、样品保存、到货验收。选定的设备和特殊材料,设备必须有技术合同,特殊材料必须有样品。技术合同是工程施工、安装、监理、验收、竣工资料的依据,必须抄送甲方代表和工程监理,;特殊材料样品保存在基建物资采购工作小组。设备和特殊材料到库房或工地,基建物资采购工作小组对照技术合同或样品验收。
  (7)认质认价计划或工作联系单所涉及的材料应由监理、项目负责人、预算科根据标底、标书、预算文件的规定审核签字,应注明材料名称、规格、型号、计量单位、数量、预算单价、进场时间,装饰装修材料注明颜色,设备注明技术参数。
  (8)《乙供材料认质认价单》工程现场管理参照基建处《关于规范认质认价材料、设备验收结算的通知》(见附页)。

 

材料科管理范围和内容

 

  第六条 材料科工作范围
  材料科负责审核、签收材料计划,根据材料计划、库存情况和《甲供材料认价单》,签订材料设备采购合同、组织提货、运输、验收、入库、供应、结算、统计报表。
  第七条  材料计划管理
  1、材料计划由施工企业编制,审核签字程序是:施工企业-监理-项目负责人-基建处预算人员-基建处主管施工的处长。
  2、材料计划应注明材料名称、规格、型号、计量单位、数量、预算单价、进场时间,装饰装修材料注明颜色,设备注明技术参数。
  3、材料计划由材料科按工程项目编号管理,一式五份,预算科、主管施工的处长、材料采购工作小组、材料科、财务科各存一份。
  4、根据工程材料急需程度和库房缺货状况,及时通知物资采购工作小组,催促尽快认质认价。
  5、及时登记材料计划与供应明细帐,严格按计划供应,工程变更调增或调减材料、退料,要按审核签字程序报批后实施。
  第八条  购货合同管理
  根据工程进度、库存情况、材料计划、《甲供材料认价单》,签订购货合同。
  1、合同的签订。按合同法要求逐项认真填写材料设备名称、品牌、规格、型号、质量等级、计量单位、数量、单价、总价,履行的期限、地点和方式,装运卸及包装费用承担方,结算付款方式,合同押金金额,质保金比例,三包承诺,供方负质量完全责任的承诺等主要条款。
  2、合同的管理。合同要按年统一编号存档,编号格式如“2004081903号”,并注明签订依据的《甲供材料认价单》编号,按管理程序请处长或校长签字后生效。
  3、按合同有关条款和工程进度,掌握供方动态,经常提醒、督促供方按期履行合同。
  第九条  提货、收货
  1、提货、收货核对:对到货材料进行数量和质量上的查验,检查外观有无缺陷,核对材料设备名称、品牌、规格、型号、质量等级、计量单位、数量是否与合同要求完全一致;核对质检报告、合格证等技术资料是否齐全,不满足要求的应拒绝提货收货。
  2、对于设备和特殊材料应通知基建物资采购工作小组,根据技术合同和样品对照验收;
  3、钢筋到货抽样复检和小厂水泥提货前选组取样复检。样品送到具有资质的实验室检验。复检合格后办理移交入库手续。
  4、对查验核对无误的材料设备进行数量验收,数量验收分过磅计量和计件(检尺)换算计量两种方法,应与供货方保持一致。出现偏差,及时通知供货方现场复核。
  5、甲供材料设备送达工地时,供货厂商交货,施工企业、监理、项目负责人、采购工作小组或材料科共同验收,同时填制《甲供材料(设备)送达工地验收单》(见附页),作为工程直报或入库依据。
  6、供货方不负责卸的零星材料设备到货,材料科组织民工卸货,负责指导安全作业。
  第十条  入库
  1、依供需双方对帐认可的到货实际数量为依据,核对发票及其清单。无误时办理入库手续,有误时可换发票或退(补)货物后再办理入库手续。
  2、填制入库凭证。对质量、数量无误的材料设备,购货发票,装、运、卸等杂费发票归集齐后即可办理入库手续,填制入库凭证。甲供甲类材料入库凭证单价包括进货单价和装、运、卸等杂费单价。
  3、入库凭证数量、单价、总价与发票应一致,核对无误后,采购员、保管员共同签字。
  第十一条  货款结算?
  1、货款的结算,严格按照基本建设管理程序及基建财务管理办法规定的程序办理。由采购员将购货发票、装运卸费发票、入库凭证、合同、《甲供材料认价单》归集齐全后,分别按权限逐级依次在发票上签字,按合同约定结算付款。
  2、供货周期长,数量大的工程材料价款结算可采取开发票入库和暂付款两种方式结算,结算款控制在实收货物货款80%以内。
  3、暂付款以采购员名义借款,帐挂在采购员名下,开发票结算时采购员负责冲帐。?
  第十二条  储备与保管?
  1、材料储备。材料储备的根本目的在于工程需要的常规的建筑材料,能够及时、齐备、保质、保量供应各个工程用料。按照工程需用量计划和工程进度计划合理计划库存量。根据建设项目材料的需用量和材料需用的进度,确定各种材料的订购日期和订购数量,核定材料储备数量。
  2、材料保管。材料的保管工作是仓库作业的中心环节。根据材料的性能和特点,充分利用仓库的设施,采用科学的管理方法,保证材料在储存过程中,不因物资本身性质的变化以及自然因素和人为因素的影响,造成材料数量的浮多短少,品种规格的混淆,材质性能的降低和损坏等。使材料完整无损的储存在仓库之中,以便及时、齐备、保质、保量地满足建设项目正常施工的需要。?
  3、建帐。帐是反映和掌握仓库材料状况的基本依据,所有的材料及时验收入库,管库人员应马上登帐。每一种材料必须建立“材料数量明细帐”。材料数量明细帐是材料收发,结存动态的记录,详细反映材料收入,发出和结存情况。为了使帐目清楚,登帐时,应分类别、名称、编号、规格、型号、计量单位、单价、金额、分户分批次登记。管库员要经常核对,保证帐物相符。
  4、档案。在材料验收入库、登帐的同时,应建立材料档案。质检报告、合格证等技术资料,过磅、点数(检尺)等原始记录资料建档,档案应统一编号、设专柜专人管理。?
  第十三条 供应与出库?
  1、材料设备供应出库依据:一是工程项目审核签字手续完备的材料总计划和进度计划。二是工程变更调增、调减材料计划。三是材料计划与供应明细帐。?
  2、材料设备供应出库原则:先进先出,推陈储新,保证重点,兼顾一般。?
  3、材料设备发放过程中应做到准确、及时,防止错发、漏发、漏点、漏记、漏出库等事故发生。
  4、准确、及时填制出库单或出库凭证,完善签字手续,日清月结。准确、及时登记材料计划与供应明细帐,严格按计划供应,不能超计划供应。
  第十四条 月报与对帐 
  日常购货入库、供应出库尽量做到先入后出、日清月结。坚持月底按时报表,与基建财务对帐。发现问题,找出原因,及时更正。确保帐物相符,帐帐相符。

 


  

相关附件